Privacyverklaring
Privacyverklaring 25 EPS Videoproducties
Laatst bijgewerkt: 1 januari 2025
1. Inleiding 25 EPS Videoproducties (hierna “25 EPS”) hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit hoe wij omgaan met persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van onze videoproducties.
2. Verantwoordelijkheid voor persoonsgegevens
25 EPS verwerkt beeldmateriaal en persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van haar klanten (opdrachtgevers). De verantwoordelijkheid voor het verkrijgen van toestemming van gefilmde personen, locaties of objecten ligt volledig bij de opdrachtgever. 25 EPS gaat ervan uit dat de opdrachtgever deze toestemmingen rechtsgeldig heeft verkregen voordat de opnames plaatsvinden.
25 EPS als verwerkingsverantwoordelijke
25 EPS verwerkt persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat 25 EPS zelf bepaalt hoe en waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt, met inachtneming van de geldende wetgeving. 25 EPS verwerkt persoonsgegevens (zoals videobeelden, foto’s en geluidsopnames) in het kader van videoproducties, bewerking, archivering, marketing en portfolio. Deze verwerking vindt plaats op basis van contractuele verplichting (overeenkomst met de opdrachtgever) of gerechtvaardigd belang (bijvoorbeeld ter promotie van het eigen werk).
Geen verwerkersovereenkomst nodig
Aangezien 25 EPS zelfstandig bepaalt hoe videobeelden worden verwerkt, wordt 25 EPS niet aangemerkt als verwerker in de zin van de AVG. Dit betekent dat opdrachtgevers niet kunnen eisen dat 25 EPS een verwerkersovereenkomst ondertekent. Indien een opdrachtgever wenst dat 25 EPS als verwerker optreedt, moet dit vooraf schriftelijk worden overeengekomen en zal hiervoor een separate verwerkersovereenkomst worden opgesteld. 25 EPS behoudt zich het recht voor om aanvullende kosten in rekening te brengen voor de naleving van de daarin opgenomen verplichtingen.
Voor de volledige voorwaarden met betrekking tot gegevensverwerking en de verantwoordelijkheden van de opdrachtgever, verwijzen wij naar onze Algemene Voorwaarden.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij? 25 EPS verwerkt de volgende persoonsgegevens:
· Beelden van personen: Medewerkers, klanten, publiek bij evenementen en andere bezoekers die tijdens opnames in beeld komen, ongeacht de locatie, privépersonen.
· Locaties die herleidbaar zijn tot een persoon: Bedrijfslocaties, privéwoningen, openbare plaatsen, culturele erfgoedlocaties (zoals maar niet beperkt tot musea, kerken, synagoges en moskeeën).
· Aanvullende persoonsgegevens: Namen, functieomschrijvingen, interviews met persoonlijke informatie.
4. Doeleinden van verwerking Wij verwerken beeldmateriaal en persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
· Het produceren en opleveren van videoproducties in opdracht van klanten.
· Het publiceren van videoproducties of fragmenten op de sociale media-kanalen en/of website van 25 EPS ter promotie van het bedrijf, indien overeengekomen met de opdrachtgever.
· Het opslaan en beveiligen van videoprojecten en ruwe beelden totdat de opdracht is afgerond en/of zolang als overeengekomen met de opdrachtgever.
5. Rechtsgrond voor verwerking De verwerking van persoonsgegevens door 25 EPS vindt plaats op basis van de volgende rechtsgronden:
· Uitvoering van een overeenkomst: De verwerking is noodzakelijk om de opdracht van de klant uit te voeren.
· Gerechtvaardigd belang: Bijvoorbeeld bij het vastleggen van algemene sfeerbeelden waarin personen slechts incidenteel herkenbaar zijn.
· Toestemming: Indien de opdrachtgever expliciete toestemming van betrokkenen heeft verkregen voor het gebruik van beeldmateriaal.
6. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens? Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:
· Ruw beeldmateriaal: Bewaard zolang als redelijkerwijs nodig is voor de opdracht of toekomstige wijzigingen aan de opgeleverde eindproducten.
· Opgeleverde eindproducten: Bewaard voor onbepaalde tijd, tenzij de opdrachtgever verzoekt om verwijdering.
· Beelden gebruikt voor promotie: Bewaard totdat verwijdering noodzakelijk of wenselijk wordt geacht.
7. Delen van persoonsgegevens met derden Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met de volgende partijen:
· Opdrachtgevers: Zij ontvangen het eindproduct waarin gefilmde personen en locaties zichtbaar kunnen zijn. In zeldzame gevallen ontvangt de opdrachtgever ruw beeldmateriaal, in welk geval zij verantwoordelijk zijn voor verdere opslag en verwerking.
· Externe bewerkers: Bijvoorbeeld editors, cloudopslagdiensten en door 25 EPS ingehuurde cameramensen die beeldmateriaal tijdelijk opslaan en verwijderen na overdracht. Met deze aangewezen externe partijen is een verwerkersovereenkomst afgesloten om de beveiliging en correcte verwerking van de gegevens te waarborgen.
· Social media en promotiekanalen: Indien overeengekomen met de opdrachtgever.
· Externe back-ups: Wekelijkse back-ups worden opgeslagen op een externe locatie, anders dan het kantoor van 25 EPS, en beheerd door aangewezen externe partijen. Met deze externe partijen wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten om de beveiliging en correcte verwerking van de gegevens te waarborgen.
8. Rechten van betrokkenen Gefilmde personen hebben de volgende rechten:
· Inzagerecht: Recht om te weten of en welke beelden van hen zijn vastgelegd.
· Correctie en verwijdering: Recht om gegevens te laten corrigeren of beelden te laten verwijderen, indien dit mogelijk is binnen de overeenkomst met de opdrachtgever.
· Bezwaar maken tegen verwerking: Recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van beelden.
Let op: aangezien 25 EPS als verwerkingsverantwoordelijke opereert, verwijst 25 EPS privacyverzoeken doorgaans door naar de opdrachtgever, tenzij er een directe wettelijke verplichting bestaat om zelfstandig actie te ondernemen. Omdat de opdrachtgever verantwoordelijk is voor het verkrijgen van toestemming, dienen betrokkenen zich met vragen of bezwaren te wenden tot de opdrachtgever. 25 EPS verwijdert of wijzigt beeldmateriaal uitsluitend op schriftelijk verzoek van de opdrachtgever, tenzij 25 EPS wettelijk verplicht is dit zelf te doen, bijvoorbeeld op basis van een rechterlijk bevel of een directe AVG-verplichting.
9. Hoe verwerkt 25 EPS privacyverzoeken? Indien een betrokkene een verzoek wil indienen met betrekking tot zijn of haar persoonsgegevens (zoals inzage, correctie of verwijdering), dient dit verzoek eerst bij de opdrachtgever te worden ingediend. 25 EPS zal alleen wijzigingen of verwijdering van gegevens uitvoeren op schriftelijk verzoek van de opdrachtgever, tenzij er een directe wettelijke verplichting geldt. Alle privacyverzoeken worden binnen één maand verwerkt, zoals vereist door de AVG.
10. Beveiliging van persoonsgegevens Om persoonsgegevens te beschermen, nemen wij de volgende maatregelen:
· Beeldmateriaal wordt opgeslagen op beveiligde servers en/of versleutelde externe harde schijven, die op beveiligde locaties worden bewaard met toegangsbeperkingen.
· Toegang tot bestanden is beperkt tot Joep Becking, eigenaar van 25 EPS, en strikt noodzakelijke derden.
· Wachtwoorden en tweestapsverificatie worden toegepast op digitale opslagmedia, waarbij tweestapsverificatie specifiek geldt voor cloudopslag en niet voor externe harde schijven.
11. Contactgegevens Voor vragen of verzoeken met betrekking tot privacy en gegevensbescherming kan contact worden opgenomen met:
Joep Becking
25 EPS Videoproducties
info @ 25eps.nl
(0) (65) 13 85 68 1
12. Wijzigingen in deze privacyverklaring 25 EPS behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. De meest actuele versie is altijd beschikbaar via onze website. We raden aan deze verklaring regelmatig te raadplegen.
Voor meer informatie over de algemene voorwaarden en aansprakelijkheid bij het gebruik van deze website en diensten, verwijzen wij naar onze Disclaimer.
Laatst bijgewerkt: 1 januari 2025.
