Algemene voorwaarden

Algemene Voorwaarden 25 EPS Videoproducties

Versie: 1 jan 2026
Handelsnaam: 25 EPS Videoproducties
Kamer van Koophandel: 30282384
BTW-nummer: NL002200307B54

Naam eigenaar: Joep Becking
Vestigingsadres: Bouvigne 43, 5235 GA ’s-Hertogenbosch
E-mail: info @ 25eps .nl
Telefoon: (0) (65) 1 38 56 8 1

Artikel 1 – Definities

1. Opdrachtnemer: 25 EPS Videoproducties is een eenmanszaak, gedreven door Joep Becking. Alle overeenkomsten worden gesloten met Joep Becking, handelend onder de naam 25 EPS Videoproducties (hierna ’25 EPS’).
2. Opdrachtgever: De natuurlijke of rechtspersoon die een overeenkomst aangaat met 25 EPS.
3. Overeenkomst: De schriftelijke offerte waarin de afspraken tussen opdrachtnemer en opdrachtgever met betrekking tot de levering van videoproducties en aanverwante diensten zijn vastgelegd.
4. Product: De geleverde videoproductie(s) en/of gerelateerde diensten.
5. Diensten: Alle werkzaamheden en producten geleverd door 25 EPS, inclusief opnames, montage, nabewerking en oplevering.
6. Schriftelijk: Onder schriftelijk wordt mede verstaan elektronische communicatie zoals e-mail, mits de identiteit van de afzender voldoende vaststaat.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachten en overeenkomsten tussen 25 EPS en de opdrachtgever, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Door akkoord te gaan met een offerte of overeenkomst, verklaart de opdrachtgever zich akkoord met deze algemene voorwaarden.
2. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien schriftelijk overeengekomen.
3. De algemene voorwaarden van de opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen en zijn niet van toepassing op de overeenkomst met 25 EPS, tenzij deze uitdrukkelijk en schriftelijk door beide partijen zijn geaccepteerd. Indien de opdrachtgever toch zijn eigen voorwaarden hanteert die in strijd zijn met de voorwaarden van 25 EPS, prevaleren de algemene voorwaarden van 25 EPS, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
4. Deze algemene voorwaarden zijn ook van toepassing op overeenkomsten die door derden worden uitgevoerd namens 25 EPS.
5. 25 EPS behoudt zich het recht voor om deze algemene voorwaarden te wijzigen. Op lopende overeenkomsten blijven de op het moment van totstandkoming geldende voorwaarden van toepassing, tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen.

Artikel 3 – Offertes en Overeenkomsten

1. Offertes zijn vrijblijvend en 30 dagen geldig, tenzij anders aangegeven. Na deze termijn vervalt het aanbod automatisch en kan 25 EPS de offerte intrekken of aanpassen.
2. Indien een offerte niet binnen de geldigheidstermijn van 30 dagen schriftelijk door de opdrachtgever is aanvaard, vervalt deze automatisch. Indien 25 EPS na deze termijn toch uitvoering geeft aan de opdracht zonder een formeel akkoord van de opdrachtgever, geldt de laatst door beide partijen schriftelijk overeengekomen offerte als bindend, inclusief de op dat moment geldende tarieven en voorwaarden, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
3. Indien de opdrachtgever nog geen expliciet schriftelijk akkoord heeft gegeven, maar 25 EPS op verzoek of aanwijzing van de opdrachtgever toch met de werkzaamheden start, wordt de opdrachtgever geacht stilzwijgend akkoord te zijn gegaan met de meest recente door 25 EPS aangeboden offerte en de bijbehorende algemene voorwaarden. Bij aanvang van de werkzaamheden verklaart de opdrachtgever stilzwijgend dat hij instemt met de offerte en alle daarin vastgelegde tarieven, voorwaarden en verplichtingen. Indien er discussie ontstaat over het bestaan van een overeenkomst, geldt als bindend bewijs: de offerte, communicatie per e-mail, mondelinge toezeggingen, of enig ander document of gedrag waaruit blijkt dat de opdrachtgever de opdracht heeft verstrekt. Indien geen offerte is verstrekt, gelden de op dat moment geldende standaardtarieven van 25 EPS van minimaal € 100 per uur exclusief btw, vermeerderd met marktconforme kosten voor gebruik en/of huur van apparatuur, inhuur van derden, reiskosten, materiaalkosten en overige redelijke kosten die voortvloeien uit de uitvoering van de opdracht. Indien de opdrachtgever, om welke reden dan ook, bezwaar maakt tegen de tarieven of voorwaarden nadat de werkzaamheden zijn gestart, kan dit op geen enkele wijze dienen als grond voor opschorting van betaling of ontbinding van de overeenkomst. Door voortzetting van de opdracht en/of betaling van een factuur, accepteert de opdrachtgever stilzwijgend alle in de offerte vermelde voorwaarden.
4. De opdrachtgever kan geen beroep doen op het ontbreken van een schriftelijke overeenkomst om betalingsverplichtingen te ontlopen. Bezwaren tegen de tarieven of voorwaarden kunnen geen reden vormen om betaling op te schorten of de overeenkomst te ontbinden. Indien de opdrachtgever na aanvang van de werkzaamheden alsnog bezwaar maakt, blijft hij onverminderd gebonden aan de eerder overeengekomen afspraken. Door voortzetting van de opdracht en/of betaling van een factuur accepteert de opdrachtgever automatisch alle in de offerte vermelde voorwaarden.
5. Elke betaling door de opdrachtgever of een gelieerde partij op basis van een door 25 EPS verstuurde factuur met betrekking tot een offerte wordt beschouwd als volledige acceptatie van de offerte en de algemene voorwaarden.
6. Indien tijdens de uitvoering wijzigingen worden aangebracht, kunnen extra kosten in rekening worden gebracht.
7. Indien 25 EPS ten behoeve van de opdrachtgever een voice-over opneemt met een externe partij, en er geen mogelijkheid is tot kosteloze retakes, geldt de door de opdrachtgever goedgekeurde tekst als definitief op het moment van opname. Wijzigingen in de voice-overtekst na de opnamesessie worden dan beschouwd als meerwerk en afzonderlijk gefactureerd. De opdrachtgever erkent dat aanpassingen na opname in dat geval extra kosten en/of praktische beperkingen met zich meebrengen.
8. Bij akkoord op de offerte verleent de opdrachtgever 25 EPS het recht om de in de offerte beschreven producties uit te voeren zoals overeengekomen. Dit recht heeft geen einddatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen tussen beide partijen. 25 EPS behoudt zich het recht voor om de uitvoering van de producties door eigen werknemers of door een door 25 EPS geselecteerde derde partij te laten verrichten. De opdrachtgever kan 25 EPS niet verplichten om werkzaamheden uit te besteden aan een specifieke derde partij. De opdrachtgever gaat er uitdrukkelijk mee akkoord dat er geen restitutie van betalingen door 25 EPS aan de opdrachtgever zal plaatsvinden.
9. Benodigd meerwerk wordt altijd van tevoren in overleg besloten, zodat beide partijen het eens zijn over te verrichten werkzaamheden. Mocht er door 25 EPS extra werk moeten worden verricht, dat gebaseerd is op, maar buiten de offerte valt, wordt de prijs van het meerwerk gerekend met een uurprijs van € 100,- 25 EPS is niet verantwoordelijk voor feedback, welke ontstaat ná de in de offerte inbegrepen feedbackronde.

Artikel 4 – Uitvoering van de Opdracht

1. 25 EPS zal de opdracht naar beste kunnen uitvoeren, rekening houdend met de wensen van de opdrachtgever.
2. De opdrachtgever is verplicht alle benodigde informatie tijdig en volledig te verstrekken.
3. Indien de opdrachtgever wijzigingen wenst na akkoord, kan dit leiden tot extra kosten en een aangepaste oplevertermijn.

4. In de offerte wordt altijd rekening gehouden met feedback op de productie(s). Er wordt van de film(s) een eerste versie gemonteerd en opgeleverd (oplevering 1). Hier kan feedback op worden gegeven door de opdrachtgever. Het is belangrijk dat alle belanghebbenden van de opdrachtgever, die belang hebben bij de producties en/of geleverde diensten uit de offerte, naar de film hebben gekeken. De opdrachtgever heeft 7 werkdagen na de oplevering om feedback te geven. 25 EPS verwerkt deze feedback om tot een definitieve versie van de film te komen. Deze wordt opgeleverd voor een definitieve goedkeuring (oplevering 2). De opdrachtgever heeft 7 werkdagen na de oplevering om feedback te geven. Het is opnieuw belangrijk dat alle belanghebbenden van de opdrachtgever naar de film hebben gekeken. Na oplevering 2 kan uitsluitend feedback worden gegeven op de gemaakte wijzigingen die ontstonden uit de feedback van oplevering 1. Mochten in dit stadium grote wijzigingen plaats moeten vinden, kan hiervoor meerwerk gerekend worden. Dit betreft wijzigingen die het oorspronkelijke concept of de kernstructuur van de film aanzienlijk veranderen, zoals het toevoegen of verwijderen van scènes, het wijzigen van de verhaallijn of het herwerken van het gehele concept.
5. Vervolgens maakt 25 EPS eventueel de laatste aanpassingen en levert de definitieve film op aan de opdrachtgever (oplevering 3). Voor wijzigingen die na oplevering 3 worden gedaan, kan meerwerk gerekend worden.

Artikel 5 – Levering en Termijnen

1. Levertermijnen zijn indicatief en gelden niet als fatale termijn, tenzij expliciet schriftelijk overeengekomen.
2. Indien vertraging ontstaat door overmacht of nalatigheid van opdrachtgever, kan opdrachtnemer niet aansprakelijk worden gesteld.
3. De definitieve video wordt geleverd in het overeengekomen formaat en resolutie.
4. 25 EPS bewaart het bronmateriaal en eindproducten maximaal 2 jaar na oplevering van de producten. Na deze periode kan geen aanspraak meer worden gemaakt op bestanden, tenzij anders overeengekomen. Tegen betaling is verlengde opslag mogelijk.

Artikel 6 – Betaling en Tarieven

1. De tarieven worden vooraf overeengekomen en zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.
2. Door akkoord te gaan met de offerte, of uiterlijk één week voor de aanvang van de eerste draaidag, geeft de opdrachtgever toestemming voor het versturen van een eerste deelfactuur door 25 EPS. Zodra 25 EPS de opdrachtgever de afgeronde productie(s) toestuurt, verleent de opdrachtgever toestemming voor het versturen van de laatste deelfactuur, welke tevens de in de offerte genoemde bijkomende kosten, zoals maar niet beperkt tot reiskosten of door 25 EPS gemaakte kosten, zal omvatten.
3. Zodra de opdrachtgever de eerste betaling heeft voldaan, wordt dit beschouwd als volledige aanvaarding van de algemene voorwaarden en tarieven, ongeacht eventuele bezwaren of latere discussie over de overeenkomst. Zelfs indien de opdrachtgever mondeling akkoord heeft gegeven of indien de werkzaamheden reeds zijn gestart, blijven de betalingsvoorwaarden en -verplichtingen onverminderd van kracht. Indien de opdrachtgever nalaat de overeengekomen betalingen tijdig te voldoen, behoudt 25 EPS zich het recht voor om de uitvoering van verdere werkzaamheden per direct op te schorten, zonder dat dit de opdrachtgever ontslaat van zijn betalingsverplichtingen. In dat geval blijven de betalingsvoorwaarden onverminderd van kracht, inclusief eventuele boetes en rente.
4. Opdrachtgever komt uitdrukkelijk overeen met 25 EPS, dat op alle door 25 EPS verstuurde factureren, een betalingstermijn van 14 dagen geldt, welke nagekomen zal worden. Bij het niet nakomen van deze verplichting, verstuurt 25 EPS 19 dagen na het verzenden van de factuur een eerste betalingsherinnering. Bij geen betaling na 24 dagen stuurt 25 EPS een tweede betalingsherinnering. Opdrachtgever en 25 EPS komen uitdrukkelijk overeen dat bij het uitblijven van betaling door de opdrachtgever na deze tweede betalingsherinnering, 25 EPS een derde betalingsherinnering zal sturen op 29 dagen na verzending van de factuur en er 3% van het offertebedrag in rekening wordt gebracht als herinneringskosten. Bij het uitblijven van betaling na de derde betalingsherinnering (29 dagen na factuurdatum) wordt elke 5 dagen een extra herinnering gestuurd, waarbij 3% van het offertebedrag als herinneringskosten in rekening wordt gebracht. Indien na 60 dagen nog geen betaling is ontvangen, wordt de vordering zonder nadere aankondiging uit handen gegeven aan een incassobureau, waarbij alle bijkomende kosten volledig voor rekening van de opdrachtgever komen.
5. Bij overschrijding van de betalingstermijn is de opdrachtgever zonder nadere ingebrekestelling de wettelijke handelsrente verschuldigd over het openstaande bedrag, conform artikel 6:119a BW.
6. Indien opdrachtgever in gebreke blijft met tijdige betaling, is opdrachtgever tevens buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd conform de wettelijke staffel incassokosten (BIK).
7. Indien een betaling langer dan 60 dagen openstaat, heeft 25 EPS het recht om: a) De uitvoering van verdere werkzaamheden onmiddellijk op te schorten totdat de volledige betaling is voldaan. b) De vordering zonder verdere aankondiging uit handen te geven aan een incassobureau, waarbij alle bijkomende incassokosten volledig voor rekening van de opdrachtgever komen. c) Alle reeds geleverde materialen en producties tijdelijk ontoegankelijk te maken of in te trekken totdat de opdrachtgever aan zijn betalingsverplichtingen heeft voldaan. Dit geldt ook indien het gebruiksrecht eerder is verstrekt; bij niet-nakoming van de betalingsverplichtingen vervalt het recht op gebruik van de producties automatisch en kan 25 EPS alle noodzakelijke maatregelen treffen om verdere verspreiding te voorkomen. d) De opdrachtgever een extra schadevergoeding in rekening te brengen ter compensatie van de ontstane vertraging en financiële schade, berekend op basis van de gebruikelijke uurtarieven van 25 EPS.
8. De offerte is exclusief reiskosten à € 0,65 per kilometer per voertuig, exclusief reiskosten à € 35 per gereisd uur per persoon (35% tarief) en exclusief parkeer- en verblijfkosten op locatie per voertuig en per persoon, wanneer deze niet in de prijsopgave vermeld staan.
9. Wijzigingen of aanvullingen op de overeenkomst dienen schriftelijk te worden vastgelegd en door beide partijen te worden goedgekeurd.
10. De tarieven worden vooraf overeengekomen en zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld
11. Facturering vindt plaats op basis van het offertebedrag inclusief btw:

• Offertes < € 2.000: 100% vooraf gefactureerd bij acceptatie ter dekking van productiekosten en administratieve vereenvoudiging.
• Offertes € 2.000 – € 5.000: 50% bij acceptatie, 50% na afronding.
• Offertes € 5.000 – € 10.000: 60% bij acceptatie, 40% na afronding.
• Offertes > € 10.000: 75% bij acceptatie, 25% na afronding.

12. Opdrachtgever gaat akkoord met het feit dat 25 EPS extra deelfacturen mag versturen naarmate een project uitgebreid wordt met, maar niet beperkt tot meer draaidagen, productie-uren, edit uren of extra kosten. Daarbij worden de bovengenoemde percentages aangehouden, zodat het nieuwe totaalbedrag van het project naar juiste en tijdige compensatie gefactureerd kan worden. Voorbeeld: stel dat een offerte akkoord is op € 5500 incl. btw, wordt daar normaliter 60% van voor-gefactureerd en 40% gefactureerd bij eindoplevering. Stel dat dit project uitbreidt naar € 7000,- ná akkoord op de offerte, dan gaat opdrachtgever akkoord dat 25 EPS tijdens de looptijd van het project een extra deelfactuur mag versturen waarmee het totaal gefactureerde bedrag neerkomt op 60% van € 7000,-. 40% van € 7000,- wordt dan gefactureerd bij eindoplevering.
13. Offertes zijn bedoeld voor een project met een gemiddelde doorlooptijd van 1 tot 8 weken. Bij projecten die veel langer duren, behoudt 25 EPS zich het recht voor om een extra deelfactuur te sturen ter waarde van de helft van de eindfactuur. De eindfactuur zal hierdoor met de helft lager worden. Opdrachtgever gaat hier uitdrukkelijk mee akkoord.
14. Tenzij anders vermeld of afgesproken, rekent 25 EPS met een uurprijs van € 100,- exclusief btw.

Artikel 7 – Kosten en Verantwoordelijkheden

1. De opdrachtgever is volledig verantwoordelijk voor het verzorgen van een veilige en afgesloten stallingsplaats voor de apparatuur van 25 EPS tijdens draaidagen op locatie. Indien de opdrachtgever hier niet in voorziet, dan wel indien de apparatuur zich op enig moment onder verantwoordelijkheid van de opdrachtgever bevindt, is de opdrachtgever volledig aansprakelijk voor verlies, beschadiging of diefstal van de apparatuur van 25 EPS. Dit geldt ongeacht de oorzaak of omstandigheden, met uitzondering van schade die het directe gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van 25 EPS. Deze aansprakelijkheid strekt zich uit tot alle vormen van schade, inclusief materiële schade aan de apparatuur, functionele schade (waardoor de apparatuur niet meer inzetbaar is), en bijkomende financiële schade zoals huur van vervangende apparatuur. Indien door het ontbreken van een veilige stallingsplaats de apparatuur onbeheerd moet worden achtergelaten, blijft de opdrachtgever onverkort aansprakelijk voor alle daaruit voortvloeiende schade, verlies of diefstal. 25 EPS kan in geen enkel geval aansprakelijk worden gesteld voor schade als gevolg van het onbeheerd achterlaten van apparatuur wanneer dit voortkomt uit het niet naleven van de verplichting van de opdrachtgever om een veilige stallingsplaats te verzorgen. Indien schade aan de apparatuur niet volledig door de verzekering van 25 EPS wordt gedekt, is de opdrachtgever verplicht om het niet-vergoede deel volledig te vergoeden, inclusief de kosten voor vervanging, reparatie en waardevermindering. Daarnaast is de opdrachtgever aansprakelijk voor alle bijkomende schade, waaronder maar niet beperkt tot: a) Een verhoogde verzekeringspremie van 25 EPS als gevolg van de schadeclaim; b) Extra administratiekosten die voortvloeien uit de schadeafhandeling; c) Eventuele eigen risico’s of uitsluitingen die door de verzekeraar van 25 EPS in rekening worden gebracht. De opdrachtgever erkent dat 25 EPS nimmer verplicht is om enige schade, verlies of verzekeringskosten zelf te dragen, indien deze voortvloeien uit de afwezigheid van een veilige stallingsplaats, nalatigheid van de opdrachtgever, of ontoereikende verzekeringsdekking. 25 EPS kan alle schade en bijkomende kosten direct verhalen op de opdrachtgever zonder dat een ingebrekestelling is vereist, tenzij de opdrachtgever aantoonbaar kan maken dat hij niet nalatig is geweest in het verzorgen van een veilige stallingsplaats of dat de schade niet door zijn handelen of nalaten is ontstaan. De opdrachtgever erkent dat 25 EPS niet verplicht is extra maatregelen te nemen ter bescherming van de apparatuur, anders dan redelijkerwijs mag worden verwacht in de betreffende situatie.
2. Offertes zijn exclusief alle kosten en verantwoordelijkheden die niet expliciet in de offerte zijn vermeld. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, het gebruik en de aanschaf van rechtenvrije muziek, stockbeelden, stockgeluiden en/of stockanimaties, evenals aanvullend licentiegebruik. 25 EPS adviseert en faciliteert bij het gebruik hiervan, maar de opdrachtgever is wettelijk verantwoordelijk voor het verkrijgen en naleven van de juiste licenties. Aangeschafte licenties gelden doorgaans slechts voor gebruik in één specifiek eindproduct, tenzij anders bepaald door de licentievoorwaarden. Daarnaast zijn offertes exclusief kosten en verantwoordelijkheid voor vergunningen, vrijstellingen, licenties of goedkeuringen die niet expliciet in de offerte zijn vermeld. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, dronevrijstellingen en vergunningen voor vliegen in bepaalde gebieden. Verder zijn offertes exclusief alle onderdelen die niet expliciet in de offerte zijn vermeld, waaronder, maar niet beperkt tot, ondertiteling, voice-overs, designonderdelen en animaties.
3. De Opdrachtgever is volledig verantwoordelijk voor de inhoud van de producties uit de offerte, inclusief maar niet beperkt tot het gebruik van merknamen, logo’s, beeldmerken, afbeeldingen, films, geluiden, (achtergrond)muziek, personen en objecten. De Opdrachtgever dient ervoor te zorgen dat al deze elementen op juiste wijze worden gebruikt en is aansprakelijk voor alle claims, schade of juridische gevolgen die voortkomen uit het onjuiste gebruik van dergelijke elementen in de producties. Dit omvat het verkrijgen van alle noodzakelijke toestemmingen, licenties en vrijwaringen voor het gebruik van het genoemde materiaal.
4. 25 EPS is niet verantwoordelijk voor verlies van kwaliteit of gevolgen voor de opgeleverde producties, die voortkomen uit door opdrachtgever aangeleverde of aangedragen productie-items. Dit kan gaan om maar is niet beperkt tot huisstijlonderdelen, apparatuur, muziek, geluiden, voice overs, afbeeldingen, personen, objecten, acteurs, faciliteiten en locaties.
5. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het correct aanleveren van stijlonderdelen van de huisstijl (zoals lettertypen, logo’s en titelbalken) in een werkbaar formaat en van voldoende kwaliteit. 25 EPS is niet verantwoordelijk voor eventuele vertragingen of extra kosten die voortvloeien uit het foutief of onvolledig aangeleverde materiaal. Indien nodig, worden de aangeleverde onderdelen aangepast om te voldoen aan de technische eisen van de productie.
6. De opdrachtgever is altijd zelf verantwoordelijk voor het op tijd instuderen van scripts of aangeleverde draaiboeken. 25 EPS is dan ook niet verantwoordelijk voor verlies van kwaliteit of gevolgen voor opgeleverde producties die voortkomen uit door de opdrachtgever niet goed instudeerde scripts of draaiboeken.
7. Tenzij anders schriftelijk overeengekomen, zijn alle opgegeven prijzen exclusief onvoorziene kosten die voortvloeien uit de uitvoering van de overeenkomst. Hieronder worden onder meer begrepen, maar niet uitsluitend: overuren van personeel of ingeschakelde derden, extra reistijd, additioneel benodigd materiaal of apparatuur, en andere niet vooraf overeengekomen uitgaven. Deze kosten worden als meerwerk aangemerkt en separaat aan de opdrachtgever doorbelast.
8. Voor reizen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst wordt een kilometervergoeding van € 0,65 per voertuig per gereden kilometer in rekening gebracht, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld in de offerte. Indien door 25 EPS ingeschakelde derden of externe partijen hogere reiskosten in rekening brengen, kunnen deze afzonderlijk aan de opdrachtgever worden doorbelast.

Artikel 8 – Auteursrechten en Gebruik

1. Alle auteursrechten, inclusief op ruw beeldmateriaal, bewerkte en onbewerkte opnames, montages, animaties, scripts en andere creatieve of technische elementen, blijven volledig en exclusief berusten bij 25 EPS. De opdrachtgever verkrijgt uitsluitend een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht, beperkt tot het overeengekomen doel van de productie. Opdrachtgever mag het werk niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van 25 EPS overdragen, licentiëren of wijzigen. Het is de opdrachtgever niet toegestaan om projectbestanden, bronmateriaal of ruwe beelden op te vragen of te hergebruiken zonder expliciete schriftelijke toestemming en aanvullende vergoeding aan 25 EPS.
2. De offerte en de daarin opgenomen onderdelen zijn uitsluitend opgesteld voor de producties zoals beschreven in de offerte, en niet voor de overdracht van bronmateriaal en/of projectbestanden. De opdrachtgever heeft het recht om de producties uit de offerte te gebruiken op diverse mediakanalen, zoals maar niet beperkt tot YouTube, Vimeo, nieuwsbrieven of eigen/andere websites, voor zover dit gebruik binnen het kader van de overeengekomen productie valt. Alle auteursrechten blijven exclusief berusten bij 25 EPS, inclusief het ruwe beeldmateriaal, camerawerk, montages, animaties, scripts en andere creatieve of technische elementen. Dit geldt zowel voor het originele materiaal als voor bewerkte of aangepaste versies daarvan. Indien de opdrachtgever de producties voor andere doeleinden wenst te gebruiken dan bedoeld in de offerte, dient hij voorafgaande schriftelijke toestemming te verkrijgen van 25 EPS. Elke inbreuk op de auteursrechten van 25 EPS leidt tot: a) Een direct opeisbare boete van € 2.500,- per overtreding. b) De verplichting om het materiaal onmiddellijk te verwijderen. c) Volledige schadevergoeding, indien de opdrachtgever het materiaal commercieel exploiteert zonder toestemming. 25 EPS behoudt zich daarnaast het recht voor om verdere leveringen onmiddellijk op te schorten totdat de kwestie is opgelost. Deze boete staat los van de werkelijke schade en kosten die 25 EPS lijdt, en laat het recht van 25 EPS op aanvullende schadevergoeding onverlet.
3. Het door 25 EPS geleverde materiaal mag niet zonder schriftelijke toestemming van opdrachtnemer worden doorverkocht, overgedragen aan derden of gebruikt worden voor doeleinden anders dan overeengekomen.
4. De opdrachtgever mag het materiaal niet zonder schriftelijke toestemming doorgeven aan derden voor bewerking of distributie, tenzij dit expliciet is overeengekomen in de offerte.

Artikel 9 – Aansprakelijkheid

1. 25 EPS is niet aansprakelijk voor enige schade, gevolgschade, winstderving, kosten of andere financiële nadelen die voortvloeien uit de uitvoering, opschorting of beëindiging van de overeenkomst, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van 25 EPS. Elke vorm van schadevergoeding wordt hierbij uitdrukkelijk uitgesloten.
2. Indien enige beperking van aansprakelijkheid uit deze voorwaarden juridisch niet geldig blijkt, is de aansprakelijkheid van 25 EPS in alle gevallen beperkt tot maximaal het bedrag van de betreffende offerte. 25 EPS is nooit aansprakelijk voor gevolgschade, winstderving of indirecte schade.
3. 25 EPS is niet aansprakelijk voor gevolgschade, winstderving of andere indirecte schade.
4. 25 EPS is niet verantwoordelijk voor schade, kosten, verlies van kwaliteit en/of gevolgen voor de opgeleverde producties, die voortkomen uit situaties van overmacht (o.a. noodzakelijke annulering draaidag door ziekte van Corona).
5. Eventuele schade aan apparatuur of verlies van data veroorzaakt door de opdrachtgever of door omstandigheden buiten de controle van 25 EPS valt onder de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. Verzekering tegen schade of verlies wordt geadviseerd.
6. 25 EPS is niet aansprakelijk voor verlies van kwaliteit of andere gevolgen voor de opgeleverde producties die voortkomen uit technische fouten, falen van apparatuur, diefstal of andere onvoorziene omstandigheden. 25 EPS maakt gebruik van professionele en goed onderhouden apparatuur en neemt alle redelijke maatregelen om verlies, schade of technische storingen te voorkomen. Indien er sprake is van een technische storing, verlies van beeldmateriaal door defecte apparatuur, diefstal, brand of andere calamiteiten, is 25 EPS niet verplicht om kosteloos nieuwe opnames te maken of montagewerkzaamheden opnieuw uit te voeren, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van 25 EPS. Heropnames of aanvullende montagewerkzaamheden worden uitsluitend uitgevoerd tegen marktconforme tarieven, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. De opdrachtgever vrijwaart 25 EPS voor alle indirecte schade, waaronder maar niet beperkt tot gederfde omzet, gemiste zakelijke kansen, reputatieschade of extra marketingkosten als gevolg van een technisch probleem.
7. 25 EPS is niet aansprakelijk voor verlies van kwaliteit, kosten of gevolgen voor de opgeleverde producties, die voortkomen uit omstandigheden die niet door 25 EPS te beïnvloeden zijn zoals, maar niet beperkt tot: weersomstandigheden, ziekte, omstandigheden op locatie en/of omgevingsgeluid.
8. De beperkingen in artikel 9 gelden niet in geval van schade door opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van 25 EPS.
9. Zie ook de Disclaimer, waarin aanvullende aansprakelijkheidsuitsluitingen zijn opgenomen die van toepassing zijn op het gebruik van deze website en diensten van 25 EPS.

Artikel 10 – Annulering en Opzegging

1. Annulering van een opdracht door de opdrachtgever of 25 EPS is alleen toegestaan indien er een gegronde en aantoonbare reden is waardoor voortzetting van de opdracht redelijkerwijs niet meer mogelijk is. Beide partijen dienen zich in te spannen om annulering te voorkomen en in goed overleg naar alternatieve oplossingen te zoeken.

   Annulering door de opdrachtgever: Indien de opdrachtgever een opdracht annuleert, blijft de betalingsverplichting voor reeds verrichte werkzaamheden en gemaakte kosten onverminderd van kracht. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, voorbereidingswerk, reeds gemaakte reis- en verblijfskosten en overige niet-restitueerbare kosten, reeds uitgevoerde opnames, montagewerkzaamheden, apparatuurhuur, locatiehuur en kosten voor ingehuurde derden. Eventuele vooruitbetaalde bedragen worden hiermee verrekend.

   Indien de opdrachtgever een geplande draaidag binnen Nederland korter dan 48 uur voor aanvang annuleert, is de opdrachtgever 100% van de overeengekomen kosten voor de betreffende draaidag verschuldigd, tenzij de annulering aantoonbaar het gevolg is van overmacht.

   Voor draaidagen buiten Nederland geldt hiervoor een termijn van 7 kalenderdagen voor aanvang van de geplande reis. Bij annulering binnen deze termijn is de opdrachtgever 100% van de overeengekomen kosten voor de gereserveerde reis- en draaidagen verschuldigd. Reeds gemaakte reis-, verblijf- en overige niet-restitueerbare kosten blijven daarnaast volledig verschuldigd.

   Overmacht aan de zijde van de opdrachtgever omvat geen interne bedrijfsbeslissingen, budgettaire beperkingen of andere interne bedrijfsredenen.

   Annulering door 25 EPS: Indien 25 EPS de opdracht annuleert wegens overmacht of onvoorziene omstandigheden, wordt dit zo spoedig mogelijk aan de opdrachtgever gecommuniceerd en wordt gezocht naar een passende oplossing, zoals verplaatsing van de opdracht. Indien verplaatsing niet mogelijk is, wordt het reeds betaalde bedrag gerestitueerd, met uitzondering van reeds verrichte werkzaamheden en gemaakte kosten. 25 EPS is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van de annulering, anders dan de restitutie van het reeds betaalde bedrag, indien van toepassing.

   Onvoorziene reisomstandigheden: Indien vluchtannuleringen, vertragingen of andere onvoorziene reisomstandigheden leiden tot noodzakelijke aanvullende reis- of verblijfskosten voor de uitvoering van de opdracht, worden deze in overleg met de opdrachtgever gemaakt en op basis van de daadwerkelijk gemaakte kosten doorberekend. Eventuele vergoedingen of restituties van vervoerders worden hierop in mindering gebracht.

   Beide partijen verplichten zich een annulering zo spoedig mogelijk schriftelijk te communiceren, met opgave van de reden en een voorstel voor mogelijke verdere afhandeling. In geval van overmacht heeft 25 EPS het recht de opdracht op te schorten of te annuleren zonder schadevergoeding. 25 EPS is niet aansprakelijk voor gederfde winst, bijkomende kosten of indirecte schade die voortvloeit uit annulering of overmacht.

Artikel 11 – Overmacht

1. Definitie en gevolgen van overmacht
   In geval van overmacht (zoals ziekte, technische storingen, natuurrampen, stakingen, overheidsmaatregelen, pandemieën of andere onvoorziene omstandigheden) die de uitvoering van de overeenkomst geheel of gedeeltelijk verhindert, wordt de uitvoering van de overeenkomst opgeschort of in overleg aangepast.
2. Verplichting om schade te beperken
   De partij die zich beroept op overmacht, dient de andere partij hier zo spoedig mogelijk schriftelijk van op de hoogte te stellen en zich in te spannen om de gevolgen van de overmacht zoveel mogelijk te beperken.
3. Duur van de overmachtssituatie
   Indien de overmacht korter dan 30 dagen duurt, zullen beide partijen in overleg treden om tot een alternatieve planning of oplossing te komen. Indien de overmacht langer dan 30 dagen voortduurt, mogen beide partijen de overeenkomst beëindigen zonder verplichting tot schadevergoeding. In dat geval vindt alleen restitutie plaats van reeds betaalde bedragen voor zover hier nog geen werkzaamheden of kosten tegenover staan. Geen van beide partijen is aansprakelijk voor enige schade, inclusief gederfde winst, bijkomende kosten of indirecte schade die voortvloeit uit annulering of overmacht.
4. Facturering van reeds verrichte werkzaamheden
   Indien een overmachtssituatie ertoe leidt dat uitvoering van de opdracht langer dan 30 dagen vertraagd wordt, heeft 25 EPS het recht om de reeds verrichte werkzaamheden te factureren en deze in rekening te brengen bij de opdrachtgever, ongeacht of de opdracht volledig kan worden uitgevoerd.
5. Geen aansprakelijkheid voor gevolgschade
   25 EPS is niet aansprakelijk voor enige schade, kosten of gevolgschade die voortvloeien uit overmachtssituaties, waaronder maar niet beperkt tot winstderving, vertragingen of extra kosten voor de opdrachtgever.
6. Indien de opdrachtgever of 25 EPS als gevolg van overmacht de opdracht moet beëindigen, wordt uitsluitend het deel van het reeds betaalde bedrag gerestitueerd dat betrekking heeft op nog niet uitgevoerde werkzaamheden en nog niet gemaakte kosten. Kosten die reeds zijn gemaakt, zoals voorbereidingskosten, kosten voor ingehuurde derden en reeds verrichte werkzaamheden, blijven volledig voor rekening van de opdrachtgever en komen niet voor restitutie in aanmerking. Onder restitutie wordt uitsluitend verstaan terugbetaling van vooruitbetaalde bedragen voor nog niet uitgevoerde werkzaamheden, met uitsluiting van reeds gemaakte voorbereidingskosten, kosten voor ingehuurde derden en administratieve kosten.
7. Gedeeltelijke overmacht
   Indien de overmacht slechts een deel van de verplichtingen onder de overeenkomst beïnvloedt, blijft het resterende deel van de overeenkomst in principe van kracht, tenzij dit voor een van de partijen onredelijk bezwarend is. In dat geval treden partijen in overleg om een redelijke oplossing te vinden, zoals het aanpassen van de planning of gedeeltelijke oplevering van de opdracht.

Artikel 12 – Verantwoordelijkheid voor Toestemming en Gebruik van Beeldmateriaal (AVG)

1. De Opdrachtgever is volledig en exclusief verantwoordelijk voor het verkrijgen van alle benodigde toestemmingen, licenties, en quitclaims, van onder meer, maar niet beperkt tot, gefilmde personen, persoonsgegevens, eigendommen, eigenaren van gefilmde objecten, locaties, merkuitingen, kunstwerken, voertuigen, en andere herkenbare elementen, voordat de Opdrachtgever opdracht geeft aan 25 EPS (hierna: “25 EPS”) om opnames te maken.
2. De Opdrachtgever garandeert dat alle betrokkenen adequaat zijn geïnformeerd over het doel en de aard van de verwerking van het beeldmateriaal en dat zij vrijwillig, expliciet en ondubbelzinnig toestemming hebben gegeven, indien vereist op grond van de toepasselijke wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
3. Indien de Opdrachtgever geen toestemming of quitclaim verkrijgt van een gefilmde persoon, object- of locatieraad, is het uitsluitend de verantwoordelijkheid van de Opdrachtgever om dit kenbaar te maken aan 25 EPS en passende maatregelen te treffen, zoals het vermijden van opname van de desbetreffende persoon, object of locatie.
4. 25 EPS is niet aansprakelijk voor claims, boetes, schade of kosten voortvloeiend uit het ontbreken van geldige toestemming of quitclaims, tenzij aantoonbaar sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van 25 EPS.
5. Indien een gefilmde persoon, eigenaar van een object of locatie zich na oplevering van het eindproduct beroept op privacyrechten en verzoekt om verwijdering van beeldmateriaal, is het de verantwoordelijkheid van de Opdrachtgever om dit verzoek af te handelen. 25 EPS zal uitsluitend op schriftelijk verzoek van de Opdrachtgever overgaan tot verwijdering of bewerking van het betreffende beeldmateriaal, tenzij een directe wettelijke verplichting anders voorschrijft.
6. De Opdrachtgever vrijwaart 25 EPS voor alle aanspraken van derden die voortvloeien uit het ontbreken of onjuist verkrijgen van toestemming en quitclaims in het kader van de opdracht.
7. Deze clausule blijft van kracht na beëindiging van de opdrachtovereenkomst en geldt voor alle door 25 EPS geleverde producties waarin persoonsgegevens zijn verwerkt.
8. 25 EPS Videoproducties treedt in het kader van de uitvoering van de opdracht op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat 25 EPS de doeleinden en middelen van de verwerking bepaalt. Opdrachtgevers kunnen 25 EPS dan ook niet verplichten een verwerkersovereenkomst aan te gaan, tenzij dit voorafgaand aan de overeenkomst uitdrukkelijk en schriftelijk is overeengekomen. Indien partijen expliciet overeenkomen dat 25 EPS als verwerker optreedt, wordt hiervoor een separate verwerkersovereenkomst opgesteld, waarbij 25 EPS het recht heeft om aanvullende kosten in rekening te brengen voor de naleving hiervan.
9. Op alle diensten en overeenkomsten van 25 EPS is de Privacyverklaring van toepassing. Hierin staat beschreven welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden en welke rechten betrokkenen hebben. Door gebruik te maken van de diensten van 25 EPS, stemt de opdrachtgever in met de verwerking van persoonsgegevens conform deze verklaring. De meest actuele versie van de Privacyverklaring is te raadplegen via: Privacyverklaring.

Artikel 13 – Geschillen en Toepasselijk Recht

1. Op deze algemene voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
2. Geschillen worden bij voorkeur in onderling overleg opgelost. Indien dit niet lukt, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter in de vestigingsplaats van 25 EPS. Indien de opdrachtgever een consument is, geldt de wettelijke bevoegdheidsregeling.
3. Partijen kunnen in onderling overleg kiezen voor mediation als alternatieve geschillenbeslechting voordat een gerechtelijke procedure wordt gestart.